نرم افزار اتوماسیون اداری پویان

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و سیستم کنترل فرآیند های کسب و کار

  • نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

    نرم افزار اتوماسیون اداری یک سسیستم مدیریت اطلاعات است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات و مکانیزه کردن سیستم گردش مکاتبات درون سازمانی را بر عهده دارد. هدف از پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری سهولت ، افزایش سرعت ودقت درفرایند های گردش کار روزانه و انجام مکاتبات به صورت الکترونیکی می باشد، که کاهش هزینه های سازمانی و دسترسی آسان به مکاتبات ، اسناد و مدارک ، جستجو و رهگیری آن ها را در پی دارد.


    ﻟﺰوم اﺳﺘﻔﺎده از ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداري

    ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﯾﻨﮑﻪ ﺣﺠﻢ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداري و ﮔﺮدش ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و اﺳﻨﺎد در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ و ﻣﺆﺳﺴﺎت اداري ﺑﺴﯿﺎر ﺑﺎﻻ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ، عدم وﺟﻮد ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﻨﺎﺳﺐ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداري ﺑﺎﻋﺚ اﺗﻼف زﻣﺎن، ﺻﺮف اﻧﺮژي ﺑﯿﺸﺘﺮو اﻓﺰاﯾﺶ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎ ﻣﯽ ﺷﻮد. پیاده سازی صحیح و کامل الگوی سازمان الکترونیکی می تواند باعث ﺻﺮﻓﻪ ﺟﻮﯾﯽ اﻗﺘﺼﺎدي و اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه وري ﮔﺮدد. در ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ اﻣﮑﺎﻧﺎت ﻓﺮاوانی وﺟﻮد دارد ﮐﻪ در ﺳﺎﯾﻪ ﯾﮑﭙﺎرﭼﮕﯽ ، اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ ﺷﮑﻞ ﺻﺤﯿﺤﯽ ﺟﺮﯾﺎن ﻣﯽ ﯾﺎﺑﺪ و ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎ ﻫﺮ ﺣﺠﻤﯽ ﮐﻪ ﺑﺎﺷﺪ ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ ﺳﺮﻋﺖ و دقت را در ﮐﻨﺎر ﻫﻢ در اﺧﺘﯿﺎر داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ.


    ﻣﺸﮑﻼت ﺳﯿﺴﺘﻢ دﺳﺘﯽ و ﮔﺮدش ﮐﺎﻏﺬي در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ ﭼﯿﺴﺖ؟

    ﺑﺮﺧﯽ از ﻣﺸﮑﻼﺗﯽ ﮐﻪ در ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ دﺳﺘﯽ و ﮔﺮدش ﮐﺎﻏﺬي ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﯽ ﺗﻮان ﺑﻪ آن اﺷﺎره ﮐﺮد، ﺑﻪ ﺷﺮح زﯾﺮ اﺳﺖ:

    •    ﻧﮕﻬﺪاري و اﻧﺠﺎم ﺳﯿﺴﺘﻢ دﺳﺘﯽ ﻧﯿﺎزﻣﻨﺪ ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎدي اﺳﺖ و ﮐﻨﺘﺮل دﻗﺖ و ﺳﺮﻋﺖ و ﻧﻈﺎرت ﺑﺮ ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎد ﻣﺴﺘﻠﺰم ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ دﯾﮕﺮ و ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ دﯾﮕﺮ اﺳﺖ.
    •    ﻣﺮاﺣﻞ ﻣﺨﺘﻠﻒ ورود ﻧﺎﻣﻪ، ﺛﺒﺖ، ارﺟﺎع و ﺟﺎﺑﻪ ﺟﺎﯾﯽ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ ﺑﯿﻦ واﺣﺪﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺗﺎ رﺳﯿﺪن ﺑﻪ دﺳﺖ ﮐﺎرﺷﻨﺎس ذيرﺑﻂ و ﺑﺮﻋﮑﺲ، ﺗﻬﯿﻪ ﭘﯿﺶ ﻧﻮﯾﺲ ﭘﺎﺳﺦ ﻧﺎﻣﻪ ﺗﻮﺳﻂ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن، ﺣﺮوف ﭼﯿﻨﯽ، اﻧﺠﺎم اﺻﻼﺣﺎت ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان در ﻫﺮ ﻣﺮﺣﻠﻪ و در ﻧﻬﺎﯾﺖ اﻣﻀﺎ، ﺛﺒﺖ و ﺧﺮوج ﻧﺎﻣﻪ، ﻣﺮاﺣﻠﯽ زﻣﺎن ﺑﺮ و ﻣﺴﺘﻠﺰم ﺛﺒﺖ ﭼﻨﺪﺑﺎره ﯾﮏ ﻧﺎﻣﻪ در ﻗﺴﻤﺖ ﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮي ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎد ﺑﺮاي ﺣﻔﻆ ﮐﺎرآﯾﯽ آن اﺳﺖ.
    •    اﻣﮑﺎن ﻣﻔﻘﻮد ﺷﺪن ﻋﻤﺪي و ﺳﻬﻮي اﺳﻨﺎد، ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ وﺟﻮد دارد؛ ﺑﻪ وﯾﮋه در زﻣﺎن ﺟﺎﺑﺠﺎﯾﯽ ﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ و زﻣﺎن ﺗﻐﯿﯿﺮات ﺳﺎﺧﺘﺎري ﯾﺎ ﺗﻐﯿﯿﺮ ﻣﺤﻞ ﯾﮏ واﺣﺪ ﯾﺎ ﺳﺎزﻣﺎن از ﻣﮑﺎﻧﯽ ﺑﻪ ﻣﮑﺎن دﯾﮕﺮ.
    •    اﺳﺘﻬﻼك اﺳﻨﺎد ﺑﺮ اﺛﺮ ﻣﺮور زﻣﺎن و ﺷﺮاﯾﻂ ﻣﺤﯿﻄﯽ و ﺟﻮي.
    •    اﺣﺘﻤﺎل از ﺑﯿﻦ رﻓﺘﻦ اﺳﻨﺎد در ﺣﻮادث ﻏﯿﺮﻣﺘﺮﻗﺒﻪ از ﻗﺒﯿﻞ آﺗﺶ ﺳﻮزي، زﻟﺰﻟﻪ و ....
    •    اﺧﺘﺼﺎص ﻓﻀﺎي زﯾﺎدي ﺑﺮاي ﻧﮕﻬﺪاري ﻻﺷﻪ ﻓﯿﺰﯾﮑﯽ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ.
    •    ﻃﻮﻻﻧﯽ ﺷﺪن ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺟﺴﺘﺠﻮي ﻧﺎﻣﻪ در ﺧﯿﻞ ﻋﻈﯿﻤﯽ از ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﻫﺎ (وﻗﺖ و ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ).
    •    ﻫﺰﯾﻨﻪ زﯾﺎد ﺧﺮﯾﺪ ﮐﺎﻏﺬ، اﻧﻮاع دﺳﺘﮕﺎه ﺗﮑﺜﯿﺮ و ﻧﮕﻬﺪاري آﻧﻬﺎ.
    •    ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻧﯿﺮوي اﻧﺴﺎﻧﯽ ﺑﺮاي ﻧﮕﻬﺪاري و دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺑﻪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻣﻮﺟﻮد.
    •    اﻣﮑﺎن ﺟﻌﻞ و ﺳﻮء اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداري و اﺣﺘﻤﺎل اﻧﺪك ﮐﺸﻒ آﻧﻬﺎ
    •    ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﯾﺰي ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎي ﺣﺠﻢ و ﻣﯿﺰان ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ و ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻋﺪم وﺟﻮد اﻣﺎر ﻗﺎﺑﻞ اﺗﮑﺎ.
    •    ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮔﺰارش ﮔﯿﺮي از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي زﯾﺮ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ و ﻧﯿﺰ ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮐﻨﺘﺮل ﺻﺤﺖ آﻣﺎر و ﮔﺰارﺷﻬﺎي واﺣﺪﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﻣﻮرد اﻧﺠﺎم ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ.

    دﺳﺘﺎوردﻫﺎي ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮي ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻫﺎي اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداري

    •    اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎي اداري در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
    •    ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﻮازي ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاري ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل
    •    ﻧﮕﻬﺪاري ﺳﻮاﺑﻖ ﻋﻤﻠﯿﺎت در ﺣﺠﻢ ﮐﻤﺘﺮ، اﯾﻤﻨﯽ ﺑﺎﻻ.
    •    ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
    •    ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎي ﻣﺘﻌﺪد.
    •    ﻣﺤﻮل ﮐﺮدن ﺑﺨﺶ زﯾﺎدي از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﺴﺌﻮﻻن دﻓﺘﺮﻫﺎ، ﻣﻨﺸﯽ ﻫﺎ، ﺣﺮوف ﭼﯿﻦ ﻫﺎ ﺑﻪ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺮم اﻓﺰاري.
    •    اﻣﮑﺎن ﭘﯿﮕﯿﺮي ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﮐﺎرﻫﺎ در ﻫﺮ ﻣﮑﺎن و ﻫﺮ زﻣﺎن و اﻃﻼع از اﻣﻮر ﻣﻌﻮق و ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺷﺪه.
    •    اﻋﻤﺎل ﮐﻨﺘﺮل ﺑﯿﺸﺘﺮ در ﻧﻘﻞ و اﻧﺘﻘﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و اﻃﻼﻋﺎت ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي ﺷﺪه.
    •    دﻗﺖ در اﻧﺠﺎم ﻋﻤﻠﯿﺎت و ﺛﺒﺖ ﺗﻤﺎم اﻣﻮر.
    •    ردﯾﺎﺑﯽ اﻣﻮر و ﭘﯿﮕﯿﺮي ﺑﻪ ﻣﻮﻗﻊ ﻣﺮاﺣﻞ ﮐﺎر.
    •    ﺳﻬﻮﻟﺖ و ﺳﺮﻋﺖ در ﮔﺮدش ﻋﻤﻠﯿﺎت.


    مزایای کلیدی نرم افزار اتوماسیون اداری پویان

    •   قابلیت استفاده همزمان چند شرکت از یک نسخه
    •   حجم کم و بهینه سازی بانک اطلاعاتی و درنتیجه حجم کم فایل های پشتیبان
    •   سرعت بسیار بالا در مقایسه با نمونه های مشابه
    •   سازگاری کامل با تمامی مرورگر ها
    •   سامانه مستقل از سیستم عامل های کلاینت
    •   قابلیت اجرا بر روی سیستم های قابل حمل مانند موبایل و تبلت
    •   1 ماه گارانتی بازگشت وجه
     
تمامی حقوق این وب سایت متعلق است به شرکت داده پردازی پویان ابتکار شرق
طراحی پورتال و توسعه توسط نرم افزار مدیریت پورتال پویان