نرم افزار اتوماسیون اداری پویان

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و سیستم کنترل فرآیند های کسب و کار

  • زیر سیستم گردش مکاتبات اداری


    گردش الکترونیکی مکاتبات اصلی ترین وظیفه نرم افزار اتوماسیون اداری است. نرم افزار اتوماسیون اداری پویان دارای امکان گردش الکترونیکی مکاتبات بین واحد های مختلف سازمانی با قابلیت تعریف سطوح دسترسی مختلف بر پایه چارت سازمانی ، نقش ها و سمت های تعریف شده می باشد. در این بخش از نرم افزار اتوماسیون اداری هر فرد دارای یک کارتابل الکترونیکی می باشد و در آن نامه ها و مدارک ارجاع شده به خود را مشاهده می کند. بر روی هر نامه و مدرک در نرم افزار اتوماسیون اداری پویان ابزار هایی شامل امکان ارجاع سند ، انتقال سند به سطل آشغال (با امکان بازیابی سند در زمان های مورد نیاز) ، ثبت پاسخ به ارجاعات ، پاراف نویسی ، ثبت اسناد پیوست ، ایجاد کپی از سند ، چاپ سند ، ارسال رونوشت ، مشاهده چارت گردش کار ، مشاهده لیست رونوشت ها ، قابلیت چاپ پاراف ها و رونوشت ها بر روی سند ، انتقال به بایگانی و ثبت در دبیرخانه می باشد.
     

     

    سایر امکانات زیر سیستم گردش الکترونیکی مکاتبات اداری

    •    امکان گردش مکاتبات بین واحد ها و اشخاص مختلف تعریف شده
    •    امکان ثبت پاسخ ارجاع
    •    امکان ثبت هامش (پاراف) برای مدارکی که در گردش هستند
    •    امکان ارسال رونوشت مدارک
    •    امکان نمایش لیست رونوشت های ارسال شده برای یک مدرک
    •    امکان ثبت پیوست به مکاتبات شامل انواع اسناد(اسناد موجود در کارتابل ، پیش نویس ها ، انواع فایل و با قابلیت اسکن اسناد)
    •    امکان ثبت امضاء الکترونیکی در مدارکی که درگردش هستند
     
    •    امکان پیگیری وضعیت مدارک در سیستم
    •    پیگیری مدارک شامل لیستی از مراحلی است که یک مدرک طی کرده است ، شامل اینکه چه دستوری در زمان ارجاع داده شده و چه پاسخی در مقصد به آن داده شده و مدرک به چه منظوری ارجاع شده است.
    •    امکان جستجوی سریع اسناد با استفاده از عنوان و کلمات کلیدی سند
    •    امکان جستجوی پیشرفته مدرک با استفاده از تمامی پارامتر های تعریف شده و فیلد های اطلاعاتی آن
    •    امکان تعریف مدت زمان مجاز پاسخ به ارجاعات
     
    •    امکان نمایش مراحل گردش کار یک سند
    •    قابلیت ثبت متن درخواست و دستور در زمان انجام ارجاعات
    •    قابلیت تعیین اولویت های ارجاع ، سطوح امنیتی و علت ارجاعات
    •    قابلیت انتخاب مقصد ارجاعات با استفاده از چارت سازمانی
    •    قابلیت مرتب سازی لیست پرسنل بر اساس آخرین ارجاعات انجام شده
    •    امکان پیگیری اسناد و مدارک با داشتن کد رهگیری و شناسه نامه از طریق سیستم رهگیری مکاتبات بدون نیاز به ورود به نرم افزار
    •    امکان چاپ نامه ها و فرم ها به صورت با سربرگ و بدون سربرگ
  • زیر سیستم مدیریت فرم و فرم ساز


    زیر سیستم مدیریت فرم و فرم ساز تحت وب نرم افزار اتوماسیون اداری پویان ، پایه سایر زیر سیستم های موجو در این نرم افزار می باشد. توسط این سامانه امکان طراحی انواع فرم ها و مکاتبات اداری به صورت کاملا آنلاین و تحت وب به صورت Drag & Drop میسر می باشد. این فرم های می توانند شامل فرم های مکاتبات اداری عادی مانند نامه های سربرگ دار و فرم های اداری پیشرفته مانند فرم های اطلاعات مشتریان ، قرارداد ها و ... در سایز های مختلف مانند A4 ، A5 و ... باشند.
    در این سامانه ابزار های کاربردی بسیاری جهت طراحی انواع فرم تعبیه شده است که به کاربر امکان طراحی انواع فرم با پیچیدگی های مختلف را می دهد. این ابزار ها شامل ورود داده ساده ، ورود داده چند خطی ، ویرایشگر متن ، لیست کشوای ، مدیریت پایگاه داده ، امضاء دیجیتال ، متون پیش فرض ، لیست های انتخابی ، گزینه انتخابی و ... می باشند.

     

    سایر امکانات زیر سیستم مدیریت فرم و فرم ساز نرم افزار اتوماسیون اداری پویان


    •    امکان طراحی تعداد نامحدود فرم جهت استفاده در سیستم گردش الکترونیکی مکاتبات و زیر سیستم مدیریت پایگاه داده
    •    امکان طراحی فرم ها به صورت کاملا تحت وب
    •    امکان تعریف سایز های مختلف صفحه جهت طراحی فرم ها شامل A4 Landscape ، A4 Portrait ،
     A5 Landscape ، A5 Portrait و هر سایز دیگر دلخواه
    •    امکان قراردادن اشیاء و طراحی فرم به صورت Drag & Drop

     
    •    امکان قرارداد ورود داده ، متن ، لیست کشویی ، گزینه انتخابی ، لیست انتخابی ، شماره زن خودکار ، تاریخ ، امضاء و ورود داده چند خطی در فرم ها
    •    امکان تعریف سربرگ نامه ها با استفاده از تصویر
    •    امکان ذخیره سازی فرم ها و بازیابی جهت اعمال تغییرات
    •    امکان ذخیره سازی فرم های در قالب فایل
    •    قابلیت ایمپورت کردن فرم های ذخیره شده در فایل در نرم افزار
    •    امکان دریافت نسخه چاپی از فرم های تولید شده
    •    امکان قرارداد ورود داده ، متن ، لیست کشویی ، گزینه انتخابی ، لیست انتخابی ، شماره زن خودکار ، تاریخ ، امضاء و ورود داده چند خطی در فرم ها
    •    امکان تعریف سربرگ نامه ها با استفاده از تصویر
    •    امکان ذخیره سازی فرم ها و بازیابی جهت اعمال تغییرات
    •    امکان ذخیره سازی فرم های در قالب فایل
    •    قابلیت ایمپورت کردن فرم های ذخیره شده در فایل در نرم افزار
    •    امکان دریافت نسخه چاپی از فرم های تولید شده
  • زیر سیستم کنترل فرآیند های کسب و کار


    زیر سیستم فرآیند ساز نرم افزار اتوماسیون اداری پویان امکان کنترل و تعریف انواع فرآیند های گردش کار خودکار بر روی فرم های طراحی شده توسط سامانه مدیریت فرم و فرم ساز را با استفاده از رابط کاربری ساده  فراهم می آورد. توسط این سامانه شما می توانید برای هر فرم بر مبنای یک فلوچارت فرآیند گردش کار خودکار تعریف کنید بدین ترتیب که در هر مرحله از گردش کار دیگر نیاز فرم ها را به صورت دستی ارجاع دهید و سیستم به شکل خودکار با کنترل شرایط فعلی فرم طبق فلوچارت تعریف شده تصمیم می گیرد که فرم را به چه کسی ارجاع دهد. وجود این سیستم از گردش مکاتبات به صورت سلیقه ای توسط پرسنل جلوگیری کرده و خطا و اشتباهات انسانی را به حداقل می رساند. از دیگر امکانات این زیر سیستم قابلیت تعریف سطوح مختلف دسترسی بر روی فیلد های اطلاعاتی در هر مرحله از گردش کار است.

     

    سایر امکانات زیر سیستم کنترل فرآیند های کسب و کار نرم افزار اتوماسیون اداری پویان


     واسط کاربری مبتنی بروب با کاربری بسیار ساده
    ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش فرایندهای کاری
    قابلیت تعریف فرآیند بر روی کلیه فرم های تولید شده توسط سامانه فرم ساز
    امکان اعمال انواع شروط منطقی ومحاسباتی در مراحل مختلف گردش کار (تعیین قواعد کسب وکار)
    امکان طراحی و پیاده‌سازی فعالیت های گوناگون دربخشهای مختلف گردش کار وفرایند
    عدم محدودیت درتعریف فرایندها
    انجام فعالیت های خودکار درمراحل مختلف یک گردش کار
    تعیین مهلت انجام کار درهر قسمت ازگردش کار
    قابلیت اتصال به سامانه گزارش ساز جهت ایجاد انواع گزارش بر روی فرآیند های مختلف
    مشاهده مراحل گردش کاری طی شده

     

  • زیر سیستم دبیرخانه ، بایگانی و آرشیو اسناد


    نرم افزار اتوماسیون اداری پویان قابلیت تعریف تعداد نامحدود واحد بایگانی و دبیرخانه با امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف جهت ثبت و نگهداری اسناد در دفاتر اندیکاتوری و زونکن های مختلف را دارد. امکان تعریف تعداد نا محدود زونکن در واحدها بایگانی در قالب ساختار درختی با قابلیت اعمال سطوح دسترسی مختلف و همچنین قابلیت تعریف تعداد نامحدود دفاتر اندیکاتور در واحد های دبیرخانه در انواع مختلف صادره ، وارده یا هر دو با قابلیت تعریف انواع فرمول های شماره گذاری با پسوند و پیشوند های مختلف با قابلیت رزرو شماره اندیکاتور و امکانات بسیار دیگری که در ادامه به آن ها اشاره شده است.

     

    سایر امکانات زیر سیستم دبیرخانه ، بایگانی و آرشیو اسناد نرم افزار اتوماسیون اداری پویان


    •    امکان تعریف تعداد نامحدود واحد های بایگانی
    •    دارای بایگانی شخصی برای هر فرد تعریف شده در سیستم
    •    امکان تعریف چند سطحی زونکن های موجو در بایگانی
    •    امکان تعریف سطوح دسترسی برای زونکن ها
    •    امکان انتقال مدارک موجود در کارتابل و یا مدارک پیشنویس به بایگانی شخصی و یا بایگانی
    •    امکان تعریف افراد مجاز برای دسترسی به محتویات واحد های بایگانی
    •    امکان نمایش محتویات و مدارک موجود در زونکن ها با امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی آن ها
    •    امکان خرج کردن یک سند از بایگانی و ارجاع آن به یکی از پرسنل
    •    دارای سیستم شماره زن خودکار اسناد موجود در بایگانی
    •    قابلیت جستجوی اسناد موجود در بایگانی یا یک زونکن خاص با استفاده از مشخصات یا شماره بایگانی
    •    امکان تعریف تعداد نامحدود واحد های دبیرخانه
    •    امکان تعریف تعداد نامحدود دفاتر اندیکاتوری با فرمول های شماره گذاری دلخواه
    •    امکان ثبت نامه های مختلف وارده به سازمان و ارجاع آن ها به واحد ها و یا اشخاص درون سازمان
    •    امکان ثبت نامه های صادره و تهیه نسخه چاپی از نامه اصلی
    •    امکان نمایش لیست نامه های صادره و لیست نامه های وارده ثبت شده در سیستم
    •    امکان دریافت تصاویر اسناد به صورت فایل یا از طریق اسکنر
    •    امکان دریافت فکس و ایمیل و ثبت آن ها در دبیرخانه و گردش الکترونیکی اسناد
    •    امکان رزرو شماره دبیرخانه
    •    قابلیت جستجوی پیشرفته در دفاتر اندیکاتوری
    •    امکان قفل کردن (بستن) دفاتر اندیکاتوری توسط مدیر سیستم
     

     

  • زیر سیستم مدیریت پایگاه داده


    زیر سیستم مدیریت پایگاه داده نرم افزار اتوماسیون اداری پویان امکان تعریف تعداد نامحدود پایگاه داده با قابلیت ثبت ، نگهداری ، نمایش و جستجوی اطلاعات با فیلد های اطلاعاتی مورد نیاز بر روی فرم های تولید شده توسط سیستم مدیریت فرم و فرم ساز را فراهم می آورد. به این ترتیب شما قادر خواهید بود تا هر یک از فرم های طراحی شده توسط سیستم مدیریت فرم و فرم ساز را به عنوان یک پایگاه داده تعریف کنید و از اطلاعات ثبت شده در آن در فرم های دیگر استفاده کنید. این قابلیت امکان ایجاد انواع فرم های تو در تو در سیستم مدیریت فرم و فرم ساز را فراهم می آورد. این سامانه امکان ایجاد پایگاه داده های مختلف مانند دفترچه تلفن ، یانک اطلاعات محصولات ، بانک اطلاعات پرسنلی ، بانک اطلاعت اموال و دارایی ها و سایر بانک های اطلاعاتی را فراهم می آورد.

     
  • زیر سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان


    یکی از نقاط قوت نرم افزار اتوماسیون اداری پویان وجود یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) یکپارچه با سیستم اتوماسیون اداری است. این زیر سیستم ضمن دارا بودن کلیه امکانات یک نرم افزار CRM کامل ، امکان گردش الکترونیکی پیرامون یک مشتری را فراهم می آورد و همواره به شما این امکان را می دهد تا فرم هایی که برای یک مشتری در گردش هستند را مشاهده و وضعیت آن ها را پیگیری کنید. تمامی فرم های و مکاتبات تعریف شده در نرم افزار اتوماسیون اداری می توانند در زمان ذخیره سازی به پرونده یکی از مشتریان ارتباط داده شوند و بدین شکل در زمان نیاز می توان لیست اسناد و مدارک مربوط به هر مشتری را در سیستم جستجو کرد و وضعیت آن ها را پیگیری کرد.

     

    سایر امکانات زیر سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان نرم افزار اتوماسیون اداری


    •    امکان ثبت مشخصات ، ویرایش و نمایش لیست مشتریان
    •    امکان دسته بندی مشتریان و جستجو بر اساس دسته ها
    •    امکان ثبت فاکتور ها و اطلاعات دریافت و پرداخت وجه
    •    امکان ثبت رویداد ها با قابلیت ویرایش و حذف 
    •    قابلیت تعریف نام کاربری و کلمه عبور جهت دسترسی مشتریان به پنل کاربری اختصاصی خود
    •    دارای سیستم جستجوی پیشرفته مشتریان بر اساس پارامتر های مختلف و ارسال پیام کوتاه یا ایمیل گروهی به مشتریان نمایش داده شده در نتایج جستجو
     
    •    قابلیت پرداخت وجه به صورت واریز به حساب
    •    قابلیت پرداخت آنلاین وجه از طریق کارت های عضو شبکه شتاب
    •    قابلیت ثبت روابط مشتریان با یکدیگر
    •    دارای سامانه هوشمند جستجوی روابط به صورتی که ابتدا و انتهای رابطه توسط کاربر مشخص شده و سیستم تمامی روابط بین این افراد را پیدا کرده و در قالب چارت نمایش می دهد.
    •    دارای سیستم ثبت کنش های مشتریان
    •    دارای سیستم پیگیری کنش ها و ثبت فعالیت برای کاربران پیرامون هر کنش و نمایش فعالیت های مربوطه در تقویم شخصی هر کاربر
    •    امکان ثبت چک های دریافتی و پرداختی مشتریان
    •    دارای سیستم جستجوی سریع مشتری
    •    دارای سیستم گزارشات مالی ، سفارشات ، فعالیت ها و چک ها
    •    دارای سیستم گزارشات مالی ، سفارشات پرداخت نشده و ...
    •    دارای سیستم ارسال پیام کوتاه و ایمیل گروهی
    •    قابلیت تعریف کارشناسان و بازاریابان مختلف و تعیین سطوح دسترسی به اطلاعات خاصی از مشتریان (شما می توانید یک کاربر تعریف کنید که فقط اطلاعات هویتی مشتری یک اطلاعات تماس آن را ببیند نه اطلاعات مالی)
    •    قابلیت ارسال ایمیل و پیام کوتاه برای مشتریان

     

  • زیر سیستم گزارش ساز


    زیر سیستم گزارش ساز نرم افزار اتوماسیون اداری پویان امکان ایجاد انواع گزارش بر روی داده های ثبت شده در فرم های تعریف شده در سامانه مدیریت فرم و فرم ساز در روال گردش کار را فراهم می آورد.

    •    امکان ایجاد گزارش های مختلف برای فرم های تولید شده در سیستم
    •    در این سیستم شما لیست اقلام اطلاعاتی فرم های تولید شده را مشاهده کرده و با قراردادن شرط بر روی انها لیست داده های مورد نظر را در قالب یک گزارش دریافت می کنید.
    •    امکان ذخیره گزارشات جهت استفاده های بعدی
    •    امکان تعریف سطوح دسترسی جهت تعیین افراد مجاز به استفاده از گزارشات
    •    امکان دریافت خروجی گزارشات در قالب فایل اکسل
     

     
تمامی حقوق این وب سایت متعلق است به شرکت داده پردازی پویان ابتکار شرق
طراحی پورتال و توسعه توسط نرم افزار مدیریت پورتال پویان